Automatización inteligente con BPM: ¿Cómo optimizar procesos sin perder el control?

Por Zully Marquez

El concepto de Automatización de Proceso de Negocios (BPA, por sus siglas en inglés: Business Process Automation) comenzó a tomar forma durante la segunda mitad del siglo XX. Diversos eventos han permitido dar cuenta en el mundo empresarial que, la automatización de los procesos de negocios es clave para mejorar la eficiencia y reducir costos. Entre estos se puede destacar:
  • la llegada de las computadoras empresariales, los sistemas de información y procesamiento de datos, que abrieron las puertas a la automatización de tareas administrativas y contables durante la década de los 60s y 70s;
  • la introducción de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning), que junto a la integración de diferentes procesos de negocio facilitaron la automatización en áreas como Finanzas, Manufactura y Logística;
  • el fortalecimiento del concepto de Gestión de Procesos de Negocios (BPM, por sus siglas en inglés: Business Process Management), en la década de los 90s; 
  • la popularización de las plataformas de Workflow Automation en los años 2000;

Actualmente, con la creciente utilización de la Inteligencia Artificial (IA) y el avance de diferentes soluciones tecnológicas al servicio del negocio, muchas empresas temen que al automatizar puedan perder el control sobre sus operaciones y generar caos en lugar de la optimización y eficiencia deseada.
Aquí es donde BPM sigue jugando un papel fundamental, ya que no solo automatiza tareas, sino que garantiza que dicha automatización sea ordenada, medible, alineada con los objetivos del negocio y proporcione la mejora continua de los procesos.


¿Qué es la automatización inteligente y cómo se relaciona con BPM?

La automatización inteligente combina tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés: Robotic Process Automation), IA y BPM, para optimizar el funcionamiento empresarial. A diferencia de una automatización básica que solo reemplaza tareas manuales, la automatización inteligente permite:
  • Tomar decisiones basadas en datos
  • Reducir la intervención humana en procesos repetitivos
  • Mejorar la experiencia del cliente
De esta forma, BPM se convierte en el marco estratégico que organiza y supervisa esta automatización. En lugar de implementar tecnologías de forma aislada, BPM permite integrarlas en un ecosistema de procesos bien definido y controlado.


¿Cuáles son los beneficios de la automatización inteligente con BPM?

Entre las principales ventajas que aporta este tipo de automatización, se puede resaltar: 

1.    Reducción de tiempos y costos:
Procesos más rápidos con menos recursos humanos involucrados.
  • Elimina tareas manuales repetitivas,
  • Reduce el tiempo de ejecución de procesos,
  • Minimiza la intervención humana, reduciendo errores y costos operativos.

2.    Integración de IA y toma de decisiones inteligente
  • La IA analiza datos en tiempo real para optimizar decisiones.
  • Permite predicciones y recomendaciones automáticas en base a patrones de comportamiento

3.    Mayor visibilidad y control de procesos
  • Proporciona dashboards y reportes en tiempo real sobre el desempeño de los procesos.
  • Facilita la identificación de cuellos de botella y oportunidades de mejora.

4.    Flexibilidad y adaptabilidad al cambio
Posibilidad de ajustar y mejorar procesos sin interrumpir la operación.
  • Permite modificar y ajustar procesos de manera ágil.
  • Brinda escalabilidad y adaptabilidad.
  • Responde rápidamente a nuevas regulaciones, necesidades del negocio o cambios del mercado.

5.    Mayor cumplimiento y reducción de riesgos
  • Asegura que los procesos estén alineados a las normativas vigentes y políticas internas.
  • Mitiga el riesgo de errores humanos y fraudes.

6.    Conectividad e integración con otras tecnologías
  • Se integra con ERP, CRM, BI, RPA y otras plataformas para lograr un ecosistema digital unificado.
  • Facilita el flujo de información entre diferentes áreas de la empresa

7.    Mejor experiencia del cliente:
Respuestas más rápidas y eficientes a solicitudes y requerimientos.
  • Agiliza respuestas y tiempos de atención en procesos de servicio.
  • Garantiza consistencia en las interacciones con clientes.

La automatización inteligente con BPM es clave para lograr procesos más ágiles, eficientes y escalables.


Aplicación de BPM y automatización en una empresa

El caso presentadok a continuación es real y está vinculado a la optimización de la gestión de facturación

Una empresa de servicios enfrentaba retrasos en el procesamiento manual de facturas, generando errores y quejas de clientes.
Para solucionar este problema, se implementó BPM junto con RPA:
  1. Identificación y análisis del proceso actual (As-Is): se identificó que el ingreso manual de datos generaba demoras y errores.
  2. Automatización con RPA: se implementó un bot para extraer, validar y registrar información en el sistema de facturación.
  3. Supervisión con BPM: se establecieron controles automáticos para detectar incidencias, corregirlas en tiempo real y asegurar el cumplimiento.
Esto dio como resultados una reducción del tiempo de procesamiento en un 50%, disminución de errores y mayor satisfacción del cliente.


¿Cuáles serían las estrategias clave para una automatización inteligente exitosa?

1.    Analizar y modelar los procesos antes de automatizar
  • Seleccionar los procesos adecuados para automatizar.
  • Evitar automatizar procesos complejos sin estructura definida, ya que pueden necesitar reingeniería previa.
  • No digitalizar ineficiencias.

2.    Seleccionar las herramientas adecuadas 
  • Combinar BPM con RPA, IA u otras tecnologías según el caso.

3.    Asegurar integración con otros sistemas
  • La automatización debe conectarse con ERP, CRM, bases de datos y sistemas de terceros.
  • Evitar islas de automatización que fragmenten la operación

4.    Adoptar un enfoque ágil e iterativo
  • Implementar en fases, con pilotos de prueba, ajustando según el feedback.
  • Medir y mejorar continuamente en ciclos de mejora
5.    Fomentar la adopción y gestión del cambio
  • Involucrar a los equipos desde el inicio.
  • Capacitar a los colaboradores para que adopten las nuevas herramientas.

6.    Monitorear y mejorar continuamente: 
  • Usar BPM para ajustar procesos con base en datos en tiempo real.
 

Conclusión

La automatización inteligente con BPM no solo optimiza procesos, sino que garantiza que la transición hacia la digitalización sea controlada y alineada con los objetivos del negocio.

Lejos de representar una pérdida de control, BPM permite gestionar la automatización de manera estructurada y eficaz, asegurando que cada mejora tenga un impacto positivo y medible.

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