Proyectos Agile con modalidad SCRUM y Change Management

Actualmente muchos proyectos se desarrollan con Metodologías Agile y Change Management tiene el gran desafío de acompañar y preparar a las personas involucradas de forma directa o indirecta, en el proceso de cambio para que “acepten” y “abracen” ese cambio.

 

¿QUÉ ES LA METODOLOGÍA SCRUM?

Scrum es una metodología que se basa en la aplicación de un conjunto de buenas prácticas para trabajar de forma colaborativa en equipo y obtener así el mejor resultado posible dentro de un proyecto.

Se realizan entregas parciales y regulares de un producto/funcionalidad, priorizadas de acuerdo con el beneficio que aportan a los receptores del producto. Su planificación es realizada en fases/Releases, comprendidos por Sprints, donde se van desarrollando, diseñando e implementando dichas entregas hasta llegar al producto final.

Esta metodología es especialmente indicada para proyectos en entornos complejos, cambiantes o poco definidos, donde se necesitan obtener resultados en poco tiempo y donde la innovación, flexibilidad y productividad cumplen un papel fundamental.

El rol de Change Management en proyectos agile resulta clave, la flexibilidad se torna preponderante y la planificación queda plasmada en documentos vivos e iterativos.

 

BENEFICIOS DE LOS PROYECTOS SCRUM

Trabajar en proyectos con modalidad Scrum trae varios beneficios, los cuales también se alinean a las prácticas que trabajamos desde Change Management.

Algunos de ellos son:

  • Flexibilidad y adaptación respecto las necesidades del cliente
  • Gestión periódica de las expectativas del cliente, al tener entregas incrementales se reduce el riesgo e incertidumbre
  • Resultados anticipados, al construir pequeñas unidades de funcionalidad y entregarlas, se obtiene una validación temprana
  • Mitigación sistemática de los riesgos del proyecto
  • Productividad y calidad en las entregas
  • Alineamiento entre el cliente y equipo de desarrollo
  • Equipo motivado, se crean equipos autónomos, organizados y multidisciplinarios

 

¿CUÁL ES EL ROL Y APORTE DE CHANGE EN PROYECTOS AGILE?

El modelo ágil de gestión del cambio se centra en una retroalimentación constante, por lo que la estrategia de cambio es elaborada en conjunto con el equipo de proyecto y sus principales actores. Está orientada hacia las personas y tiene una planificación continua y adaptable a medida que se va desarrollando el proyecto.

Para acompañar de manera eficiente a estos, desde Gestión del Cambio, se requiere de intervenciones y acciones puntuales. Al planificarse por Sprints, cada pequeño logro puede ser una historia de éxito para comunicar.

Lo principal que debemos hacer es asociarnos al Scrum Master y Product Owner, que son quienes llevan la voz del cliente y lideran al equipo de proyecto como agentes de cambio. Es fundamental que todos estemos alineados y tengamos conocimiento de qué significa la aceptación y la adopción del cambio para alcanzar el éxito.

También, debemos hacer foco en educar a la organización o área impactada por el cambio en la metodología agile, fomentar que todos los participantes se involucren y que conozcan de qué se trata y cómo se desarrollará el proyecto.

Por otro lado, dado que en los proyectos agiles se cuenta con tiempos más cortos de los habituales, es fundamental realizar intervenciones concretas, en el momento oportuno y según la necesidad que surja.

 

HERRAMIENTAS ÚTILES EN PROYECTOS AGILE

Queremos compartirte algunas de las herramientas que utilizamos con mayor frecuencia desde Change Management en los proyectos abordados con metodologías ágiles: Retrospectiva de Equipo y Kanban. El uso de ambas permite al equipo tener una perspectiva de dónde estamos y hacia dónde necesitamos ir.

La Retrospectiva de Equipo contribuye a que todos los involucrados en el proyecto reflexionen sobre las formas de trabajar en pos de alcanzar la mejora continua, también fomenta la motivación del equipo, deja en evidencia la forma en que se está trabajando y si están pudiendo alcanzar los objetivos planteados. Con esta herramienta focalizamos en 5 ejes importantes:

 

Cada participante debe ir completando en cada casillero, aquellas actividades/tareas que el equipo debería “comenzar a hacer” y “dejar de hacer”, respondiendose a las preguntas propuestas, ¿Qué aprendimos?, ¿Qué me hubiese gustado que suceda?, ¿Qué no funciona?, etc. Estas sesiones en proyectos Scrum las realizamos cada 15 días generalmente.

Método Kanban, en los proyectos Scrum lo utilizamos para visualizar en un tablero los avances del trabajo. En general, dividimos el tablero en 3 columnas: “Por hacer”, “en curso” y “hecho”, incorporando en cada una de ellas las tareas correspondientes.

 

El objetivo de esta herramienta es poder visualizar el camino recorrido y el que queda por recorrer,  limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia del trabajo. También permite al equipo tener un panorama claro del avance del proyecto y poder priorizar tareas.

Si bien las herramientas son efectivas y sirven de apoyo en los proyectos, la metodología agile va más allá, implica un cambio de mindset, transformar cómo lo hacemos.

¿Estás preparado para adentrante en un marco de trabajo Agile?